Аренда автомобилей для юридических лиц

Юридическое лицо простыми словами – это фирма или компания, в распоряжении которой есть некое имущество. Нередко компании берут автомобили напрокат. По статистике, даже чаще, чем физлица.

Машины могут быть нужны компании для доставки заказов, для перемещения сотрудников в командировках и так далее. Для работы юридические лица берут как грузовые, так и легковые автомобили.

Арендуя авто, компания официально учитывает все расходы. Их берут в расчет при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому компания заинтересована в максимально прозрачных и выгодных условиях сделки.

Аренда автомобилей для юридических лиц: особенности договора

Договор на прокат авто, заключаемый с юрлицом, не отличается от договора с физическим лицом. Что в нем указывается:

Все реквизиты и адреса организации-арендатора. В случае с физлицом – его личные данные;
Все данные об арендуемом авто. Его марка, категория (грузовой или легковой). Также год выпуска, номер государственной регистрации, ВИН-код, серия и номер паспорта, заводские номера основных узлов;
Ответственность сторон (об этом подробнее далее);
Условия аренды – с водителем или без, есть ли дополнительное оборудование и какое (список). Все это включается в общую стоимость, а не оплачивается отдельно;
Время, в течение которого организация будет распоряжаться автомобилем – ограничений тут нет. Срок может быть определенный (минуты, часы, дни, месяцы) или неопределенный. В последнем случае о расторжении договора нужно будет предупредить за месяц. Неопределенный срок может быть только в случае аренды авто без водителя;
Цели аренды (частный извоз, личные поездки, нужды компании). От этого будет зависеть конечная стоимость проката. Юрлицо-арендатор обязано использовать ТС только для указанных целей, иначе понесет наказание.
Стоимость проката – ставка, а также как часто и каким образом будет вноситься оплата. Оплата может быть как фиксированной, так и зависящей от пробега и режима работы. Она не может меняться по ходу проката.
Адрес для передачи автомобиля юридическим лицом;
Приложение – это все документы, которые прилагаются к данной сделке. Например, фотоматериалы или регистрационные данные документов на авто;
Любая дополнительная информация. Например, техническое состояние машины или ее исправность.

Организация может арендовать автомобиль:

У компании проката;
У индивидуального предпринимателя с соответствующим разрешением на осуществление прокатной деятельности;
У собственного сотрудника.

Последний случай достаточно распространен. И ИП, и сотрудник – это физические лица по закону. Аренда авто у физического лица ничем не отличается по документам.

Ответственность сторон при аренде

Как только машина переходит к временному владельцу, ответственность за обслуживание переносится на него. То есть на юридическое лицо, взявшее автомобиль для своих корпоративных нужд. Именно оно делает капитальный и текущий ремонт за свои деньги.

Задача арендодателя – вернуть авто в состоянии “как было”. Если условия другие, это заранее прописывается в договоре. Если арендующее юрлицо решило дополнительно “прокачать” автомобиль по своей инициативе, оно должно согласовать свое намерение с компанией проката.

Если же авто арендуется с экипажем, то возмещение возможного ущерба лежит на компании проката. Ведь именно компания отвечает за квалифицированность своих водителей.

За арендодателем закрепляется и страхование, это обязательный момент. Ведь в интересах прокатной компании – сберечь свое имущество. Что касается компании-арендатора, ее обязанность – оплачивать топливо и соблюдать все условия договора.

Что нужно юрлицу для аренды авто

Пакет документов, необходимый юридическому лицу для аренды, довольно широкий. Компания должна будет предоставить:

Доверенность на конкретное физлицо из компании – представителя. Кого выбрать представителем, решается заранее;
Свою печать;
Карта учета основных средств;
Свидетельство о регистрации и постановке на учет (копия);
Устав организации, оформленный по всем требованиям (с печатями и т. д.).

Как происходит аренда авто юридическим лицом

Эта процедура выглядит стандартно и не отличается от аренды автомобиля физическим лицом. Сперва изучаются предложения, соотносят запросы компании-арендатора и возможности арендодателя.

После этого все позиции согласовываются и прописываются в договоре. Происходит осмотр и проверка авто. Затем, если все в порядке, уже составляют акт приема-передачи.

Такой акт обязателен. Желательно, чтобы осмотр проводил представитель юрлица, понимающий в автомобилях. Нечистые на руку компании проката иногда умалчивают об имеющихся повреждениях, а потом предъявляют претензии.

Поэтому состояние авто необходимо проверить собственнолично и зафиксировать все отмеченные особенности в акте приема-передачи. После этого происходит знакомство с водителем (при аренде с экипажем) и проверка его документов. Если автомобиль арендуется юридическим лицом для перевозки грузов, должен быть составлен отдельный договор. Пройдя все перечисленные этапы, юрлицо-арендатор вносит оплату и получает транспортное средство.